必威官网手机版-必威亚洲体育品牌-首页

外协业务管理与审计

时间:2018-10-19 编辑整理:焦丰慧 来源:早发表网

[ 摘要 ] 外协业务多存在于制造业企业,加强外协业务的管理会减少企业设备、场地等资本 的占用,缩短工期,提高质量,内部审计是促进企业外协业务管理提升的“助推剂”。

[ 关键词 ] 外协业务 外协台账 符合性测试 实质性测试 审计

多数制造企业都有外协业务。譬如,一个工件 的热浸锌处理需要委托外部供应商完成,这 个工件的热浸锌处理就属于外协业务。外协业务就 是生产厂家将部分部件的部分工序外包给其他厂家 完成的业务。生产厂家选择部分工序外协,主要是 为了利用社会资源,减少人员、设备、场地等资本 的占用,缩短工期、提高质量、降低成本。

如果对外协业务疏于管理,会埋下资产流失的 隐患,不仅不会为企业降低成本,还会增加企业的 产品成本支出,因此在审计过程中要对外协业务进 行适当的关注。

一、外协业务的管理过程

开展外协业务,物资需要出厂、回收,需要支 付给外协供应商加工费。一般来说,如果出厂的外 协物资都能收回且价格合理、数量可靠、质量有保 障,那么可以认为外协业务的管理规范可靠。

(一)外协业务申请

外协业务分常规外协业务和临时外协业务。常 规外协业务是指自己不能加工,必须外协的业务; 临时外协业务是指自己能加工,当自己生产能力不 足时需要外协加工的业务。常规外协业务需求由技 术部门在设计物料清单(BOM)中指定,临时外 协业务由生产部门依据生产情况确定。生产部门依 据设计要求或生产需求发出外协业务申请,并开具 出门证,保管将外协加工的部件发给外协业务供应 商。外协业务供应商完成工作后将部件送回委托加 工的企业,流程如图 1 所示。

 

(二)发货与回收

为确保发出的物资能正常收回,一般情况下, 企业会设立外协业务台账,制定出门证制度以及回 收时质量检验与保管签收制度。

企业一般通过出门证的查验来控制物资的发出与回收。物资出门时,相关责任人填写一式三联的 出门证,一联由保管留存,作为回收外协件的核对 依据;一联给门卫,作为物资出门放行的依据;一 联由外协供应商持有,作为送回外协件并结算加工 费的依据。

出门证不能代替外协业务台账,企业需要对外 协业务设立台账。保管发货时将物资发出的情况登 记到外协台账上。外协供应商送回外协的物资时, 企业质检人员在结算单据上签字确认质量已合格, 保管在结算单据上签字确认收货。外协供应商将其 持有的出门证与结算单据一起交给企业负责结算处 理的人员。收货保管将收货情况登记到外协台账上。 通过外协台账可以看出哪些发出的物资已收回并结 算,哪些发出的物资尚未收回。如企业与外协供应 商的账目出现差异,能便捷地提供对账依据。

(三)结算数量

外协加工的结算数量通常在出门证、结算单、 外协台账上均有记录。外协加工费用的结算数量一 般以个、公斤、平方米等为单位,结算单位的选择 以便于管理为原则,需要企业与供应商共同认可。

结算单与出门证的数量单位应该一致,以便于 收回物资与发出物资的数量进行核对检查。结算数 量的计量应以委托加工方企业的数量为依据。

例如,设备部件热浸锌的业务结算,可选单位有重量、表面积、个。以个为单位,容易计量, 管理简单,但对于外协供应商来说,不同设备部 件表面积或体积差异大的情况下,需要区别记录, 会增加工作量,需要外协供应商同意才能采用。 以表面积为单位,对于热浸锌业务来说最合理, 热浸锌材料的耗用量与热浸锌件的表面积成正比, 但表面积不容易计量,不便于管理。由于以上两 种计量单位各有其缺点,重量往往会成为热浸锌 结算的单位。

(四)价格

外协加工的价格一般来源于询比价、招投标或 成本加成,几种方法可以混合使用。存在多家供应 商的情况下,可以多方询价比价,选择优质优价供 应商,或者组织招投标确定供应商及价格。供应商 少或唯一的情况下,可以测算外协工序需要的料工 费成本,再加上一定的费用利润来确定加工价格。 招投标的时候,可以先以成本加成法确定招标限价, 以使招标价格控制在合理范围内,再结合标书的情 况,实施招标确认价格。

二、外协业务的审计重点及方法

内部审计的目的是查错防弊,提高管管理水平。

结合外协业务管理过程的控制点,审计应当关注两 方面。

(一)检查外协业务制度的完善性

要求被审计单位先容外协业务管理的情况,了 解哪些业务外协,通过什么方式管理等,以便更好 地理解外协业务管理制度,理解业务的实质。

要求被审计单位提供外协业务管理相关制度, 认真阅读制度条款。阅读的同时,分析与判断制度 中对物资出库及回收的相关规定是否完善,物资回 收时是否有检验要求,是否设置台账等。检查制度 对物资价格的确定是否有具体规定,什么情况下需 要询比价确定价格,什么情况下需要招投标确定价 格,什么情况下需要成本加成法确定价格。摘录或 标注与控制节点相关的重要规定,作为抽样检查的 依据。如果制度存在漏洞或者不完善,摘录并记录, 作为问题点向被审计单位提出,要求被审计单位修 订补充。

(二)抽查外协业务的实际管理情况是否与 制度规定一致

检查资料:外协费用明细账、出门证、外协业 务台账、外协业务合同、询比价或招投标记录。

1. 符合性测试。财务部门的外协费用明细账可 以作为测试的抽样总体。从外协费用明细账中抽取 几笔样本,抽样时注意不同的供应商、不同的业务 均抽 1-2 笔,检查这些样本自业务开始至业务结束 是否完全遵循了企业的规定。(1)业务性质检查。 检查这些抽样是常规外协业务还是临时外协业务。 对于常规外协业务,检查产品设计物料清单是否标 明;对于临时外协业务,检查外协的审批过程是否 完善。(2)出门证检查。检查这些抽样是否有出 门证;检查出门证是否有规范的签字:保管签字出 库、责任人签字批准、提货人签字提货;内容是否 完整,即部件的描述、数量、提货单位信息是否完整。 (3)结算单检查。检查样本是否有结算单;核对 结算单的数量单位是否与出门证一致,回收的数 量是否与出门证一致;检查物资回收是否有质检 人员检查;检查结算单的价格是否与合同一致; 检查合同价格是否与招投标询比价的结果一致。 (4)外协业务台账检查。检查样本的出库与回收 是否在外协业务台账中进行了恰当的记录。如果 上述检查的结果均符合制度规定,那么可以判断 该企业的外协业务管理良好,其内部控制的有效性可以信任。如果有的样本在某些控制点的检查 结果不符合制度规定,需要针对这些控制点向责 任人询问产生问题的原因,进行进一步的检查, 确认说明的合理性,寻找解决问题的方法,向被 审计单位提出审计建议。

2. 实质性测试。针对符合性测试中发现的问题 点,扩大抽样范围,进行进一步检查。问题严重且 条件允许的情况下,可以对外协业务进行全面检查。 如果审计过程中发现被审计单位没有外协台账,日 常管理中也不核对出门证与结算单,存在外协费用 结算嫌疑的,可以对某一项或某几项外协业务进行 全面检查。(1)要求被审计单位提供与抽样业务 相关的所有出门证与结算单。核对出门证与结算单, 检查是否存在没有出门证但结算加工费的情况,如 果有,可能是多结算的加工费,需要被审计单位责 任人对该笔加工费进行说明。检查是否存在有出门 证无结算单的情况,如果有,可能是没收回的物资, 也可能是物资被私自卖出。需要结合对外协供应商 处存放物资的盘点结果做出判断。如果有出门证无 结算单的物资名称与数量与外协供应商处的库存一 致,则审计结果正常。如果有出门证无结算单的物 资名称与数量与外协供应商处的库存不一致,需要 被审计单位责任人对差异部分做出说明,审计人员 根据说明做出进一步的分析判断。(2)核对结算 单与财务外协费用明细账。如果财务外协费用明细 账的结算金额大于结算单的金额,可以判断存在 外协费用多结算的嫌疑,需要责任人员进一步解 释。如果财务外协费用明细账的结算金额小于结 算单的金额,进一步检查是否存在外协费用发票 没入账,还是有的已回收的外协业务没有开发票, 如果是这两种情况,责任人员应能快速清晰地告 知结果。如果不能,说明责任人员的工作不严谨。 如果这些检查中各方数据均能核对一致,只能说明 被审计单位管理存在漏洞、存在风险,但没造成实 际损失。如果检查中确认多结算了加工费,实质上 就增加了产品成本。

外协业务的审计工作细致繁琐,需要审计人员 了解业务、熟悉业务,才能更好地开展审计,为企 业的管理提升提供切实可行的建议。


职称
论文

期刊
发表

加急
见刊

写作
咨询

课题
专答

编辑
顾问

关注
大家

返回
顶部

必威官网手机版|必威亚洲体育品牌

XML 地图 | Sitemap 地图